Dataskyddsförordningen, GDPR

Integritetsskyddspolicy för Perstorps Bostäder

Vi på Perstorps Bostäder värnar din integritet och det är viktigt för oss att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter säkert och korrekt.

Vi vill därför vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter och ber dig att läsa vidare i denna text för att få veta mer:

Bakgrund

Dataskyddsförordningen kallas ibland för GDPR vilket står för General Data Protection Regulation. Förordningen började tillämpas den 25 maj 2018 och ersätte då den svenska personuppgiftslagen, PUL.

Syftet med dataskyddsförordningen är:

• att ge enskilda människor ett stärkt skydd för sina personuppgifter
• att likrikta regelverket inom EU
• att anpassa regelverket till det digitala samhälle

Behandling av personuppgifter

Perstorps Bostäder AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

En personuppgift är all slags information som kan hänföras till dig som fysisk person. Inte bara uppgifter som man typiskt tänker på som namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser, utan även bilder på dig, ljudupptagningar där du förekommer och din dators IP-adress är exempel på personuppgifter.

Med behandling avses allt man gör med en personuppgift. Exempelvis insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, läsning, användning, utlämning och radering.

Vilka uppgifter behandlar vi och varför

Uppgifterna inhämtas från din registrering som sökande/hyresgäst. Inhämtas även från gällande hyreskontrakt.

Vi behandlar dina personuppgifter när du söker lägenhet eller lokal ( inklusive garage, förråd, parkeringsplatser och andra objekt) för att kunna administrera din intresseanmälan samt för att kunna erbjuda dig ett hyresobjekt och teckna avtal, eller när du är hyresgäst och även en tid efter att ditt hyresavtal med oss har upphört.

När du ställer dig i vår lägenhetskö

Det är du själv som registrera dina personuppgifter. Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att handlägga din intresseanmälan och vi har så kallat ”berättigat intresse” som laglig grund för behandlingen. Att stå i kö är en förutsättning för att få hyra lägenhet hos oss. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla information och olika tjänster till dig. Ett exempel är att vi skickar e-post till dig när vi fått in ledig lägenhet som överensstämmer med de önskemål du uppgett. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Du kan alltid själv rätta och radera dina uppgifter via ”Mina sidor”.

När du kommer i tur för lägenhetserbjudande

När du erbjuds en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte efter att du tecknat hyresavtal. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst, kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter beslutet, därefter raderas de.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss samt handlingar vi själva upprättat, till exempel hyresavtal, brev, e-post och intyg. En allmän handling kan i vissa fall begäras ut av annan person än den registrerade. Vi gallrar allmänna handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal

När du tecknar hyresavtal och blir hyresgäst hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart, alltså med stöd av den lagliga grunden avtal. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi hanterar en felanmälan, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi kan ibland behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

När ditt hyresförhållande med oss är slut

Vi gallrar och rensar personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men en del uppgifter måste vi spara i minst två år därefter, till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år, detta enligt Bokföringslagen.

Perstorps Bostäder AB är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. En allmän handling kan i vissa fall begäras ut av annan person. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, i ett registerutdrag, samt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att få uppgifter raderade, om vi inte måste arkivera handlingarna där uppgifterna ingår. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. På ”Mina sidor” har du möjlighet att själv uppdatera dina uppgifter. 

Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se), om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Vid frågor om vår hantering av dina uppgifter kontakta oss via telefon eller mejl. Du hittar våra kontaktuppgifter längst ned på sidan eller på rubriken "kontakt".